Un cliente necesita hacer un trabajo. Llama a tres. Dos le dicen que pasarán a verlo. Uno de esos dos le manda el presupuesto esa misma tarde. El otro se lo manda once días después, y porque le persiguieron.
La obra suele llevársela el primero, y muchas veces a un precio más alto. No porque el cliente sea impaciente, sino por lo que le dice la tardanza: si tardas en mandar un presupuesto, cuando encima quieres el trabajo, ¿cuánto vas a tardar cuando ya tengas su dinero?
La rapidez presupuestando es una de las pocas ventajas competitivas al alcance de un negocio pequeño de oficios que no cuesta dinero conseguir. Así se consigue.
Por qué se atascan los presupuestos
Nadie pretende tardar quince días. Pasa por motivos previsibles:
- Estás en la obra todo el día, así que presupuestas a las nueve de la noche cuando ya has terminado.
- Escribes cada uno desde cero, reescribiendo los mismos párrafos que escribiste la semana pasada.
- Necesitas un precio de un proveedor y eso bloquea todo lo demás.
- No cogiste los datos que necesitabas a la primera, así que hace falta otra llamada u otra visita.
- Es papeleo, y el papeleo pierde contra todo lo demás.
Lo de abajo resuelve cada uno de esos puntos, más o menos por orden de tiempo que te devuelve.
Un número aproximado rápido gana a uno perfecto lento
El cambio de mentalidad más útil. La mayoría de clientes no está esperando un documento desglosado al detalle. Quiere saber más o menos cuánto va a costar, que puedes hacerlo y más o menos cuándo.
Mandar el mismo día un "por lo que he visto, esto va a rondar los X, y te lo confirmo exacto en cuanto tenga el precio del proveedor el jueves" gana a un desglose perfecto una semana después. Te mete en la carrera mientras los otros dos todavía se lo están pensando.
Plantillas para los trabajos que de verdad haces
Mira tus últimos veinte presupuestos. La mayoría de los oficios descubre que el ochenta por ciento son variaciones de cinco o seis trabajos: un baño, cambiar un cuadro eléctrico, revisar una caldera, una instalación completa, un juego de radiadores.
Escribe cada uno una vez, bien, con el alcance estándar, lo que incluye y lo que no y tus condiciones. A partir de ahí, presupuestar es editar una plantilla quince minutos en vez de escribir un documento desde cero durante una hora.
Escribe tus precios una sola vez
Una lista sencilla de precios de tus partidas habituales y tus tarifas por hora, guardada en el móvil. Casi todo el retraso al presupuestar no es calcular, es decidir: replantearte tu tarifa por centésima vez. Decídela una vez y presupuesta contra ella.
Recoge bien la consulta a la primera
Una cantidad enorme del retraso viene de una ida y vuelta que no debería haber existido, porque no pediste lo que necesitabas al principio. El formulario de tu web debería pedir lo que de verdad determina el precio: qué trabajo es, la dirección o al menos el municipio, para cuándo lo necesita, acceso o aparcamiento y fotos.
Las fotos sobre todo. Una foto de un cuadro eléctrico o de un baño responde preguntas que si no cuestan una llamada y a veces una visita. Ponlo fácil para adjuntarlas y pídelas expresamente.
Presupuesta antes de irte
Cuando el trabajo es sencillo y tienes plantilla y lista de precios, escribe el presupuesto en la furgoneta a la puerta del cliente y mándalo antes de arrancar. Son diez minutos y es casi imposible de superar. Muchas veces el cliente acepta antes de que tu competencia haya vuelto a la oficina.
Dónde se gana el sueldo la automatización
Con lo básico montado, unos pocos pasos automáticos quitan casi toda la fricción que queda:
- Un acuse de recibo inmediato. En cuanto alguien envía una consulta recibe una respuesta confirmando que te ha llegado y cuándo tendrá noticias. Esto vale más de lo que parece, porque evita que llame al siguiente de la lista mientras espera. Es el mismo problema de las llamadas perdidas, resuelto barato.
- Consultas que llegan estructuradas, para que los datos vayan directos a tu lista en vez de repartidos entre WhatsApp, buzón de voz y correo.
- Plantillas que se rellenan solas con los datos de la consulta, para que edites en vez de teclear.
- Recordatorios de seguimiento a los pocos días y otra vez una o dos semanas después.
- Que un presupuesto aceptado pase a ser el trabajo y luego la factura sin teclear las mismas cifras tres veces.
Nada de esto es exótico ni te obliga a cambiar cómo trabajas en obra. Es el tipo de cosa que nuestro servicio de automatización monta una vez y en la que ya nadie vuelve a pensar.
El seguimiento que casi nadie hace
Puede que este sea el párrafo más rentable de la página. La mayoría de profesionales manda un presupuesto y no vuelve a mencionarlo. Da por hecho que el silencio es un no.
El silencio normalmente significa que el cliente se lió, que está esperando a su pareja o que perdió tu correo. Un mensaje corto y sin presión a los tres días y otro a las dos semanas recupera una parte nada despreciable de trabajos que ya te habías ganado. Con algo tan simple como "solo por confirmar que te llegó el presupuesto del baño, cualquier duda me dices" basta.
Qué debe llevar el presupuesto
Rápido no es lo mismo que vago, y un presupuesto vago genera dudas. Incluye:
- Qué incluye y qué no. Las exclusiones evitan la mayoría de los problemas después.
- El precio, y si lleva IVA incluido o no.
- Plazos, aunque sean aproximados.
- Qué pasa después, para que sepa cómo aceptarlo.
- Cuánto tiempo se mantiene el precio, que te protege de las subidas de material.
- Condiciones de pago, incluida la señal si la hay.
Preguntas frecuentes
¿Debo cobrar por presupuestar?
En un trabajo sencillo, normalmente no, porque es parte de conseguir la obra. Si es un estudio o un diseño detallado que te lleva horas de verdad, cobrarlo es razonable y filtra a quien te hace perder el tiempo. Dilo por adelantado en cualquiera de los dos casos.
¿En cuánto tiempo debo mandar un presupuesto?
El mismo día cuando puedas, y en cuarenta y ocho horas el resto de las veces. Si va a tardar más porque esperas a un proveedor, dilo ese mismo día en vez de desaparecer.
¿Doy precios por teléfono?
Una horquilla sí, avisando de que tienes que verlo. Negarte a dar ninguna cifra frustra al cliente y te hace gastar visitas en gente cuyo presupuesto nunca estuvo cerca.
¿Cómo hago seguimiento sin resultar pesado?
Dos mensajes, espaciados, cortos y útiles en vez de comerciales. Después, déjalo. A la mayoría le alivia que se lo recuerdes, y quien no quiere simplemente no contesta.
¿Necesito un programa especial?
Para empezar no. Con plantillas en el móvil y una lista de precios te llevas casi todo el beneficio. El software compensa cuando el volumen de presupuestos hace que llevarlos de memoria falle.
Presupuestar rápido no va de echar más horas, va de quitar la fricción entre que un cliente pregunta y tú respondes. Si quieres que las consultas de tu web lleguen completas, con acuse automático y listas para presupuestar, echa un vistazo a nuestras webs y a la automatización, o escríbenos y miramos dónde se te están atascando las consultas.